🤐 今日は会議三昧な一日でした。
顧客との商談、定例経営会議、そしてプロジェクトマネージメントオフィス会議にコールセンター価格決定会議と、朝から晩まで会議を転々としていました。
ところで、今文章を書きながらふと気づいたのですが、当社は今期からプロジェクト制からセクション制に組織変更したため、プロジェクトマネージメントオフィスって実は不要なんですよね。
誰も気づいていないのかな？
名称変更をさりげなく提案してみようと思います。
🏙️ リモートワークの活用
最近、会議が本当に多くて困っています。
内容によっては個室に入らなければならないこともあり、あまりにも続く場合は会社に行かないようにしています。
会議室を独り占めしてしまうのも気が引けますし。
そんな時は出先のカフェか、リージャスを利用するのケースが多いです。
実際、コロナ禍以降のリモートワーク環境の整備により、ミーティングや商談、事務作業など多くの業務がリモートでも十分に進められるようになりました。
🙏 会議の重複問題とインバウンド業界の変化
全ての会議が終わって思うのは、会議にはダブりが生じがちということです。
「あの会議とこの会議、同じ話してない？」と思うことが多々あります。
でも、流しちゃいます。
会議の進行に影響がいくかもしれないなで、後になって伝えることもあります。
その場で言うべきなのでしょうけどなかなか言えませんね。
❎ 会議をやめてみる思考実験
この際なので、会議を一切やめてしまうとどうなるのか、
「風が吹けば桶屋が儲かる」的に考えてみました。
会議をやめる
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個人で動ける時間が増える
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動くといろんな情報が入ってくる
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その情報を仲間に共有したくて整理しておく
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整理する過程で必要な情報とそうでない情報を分別する
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とても良い資料になる
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みんなに伝えたくなる
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招集する
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集まってみると、みんなも同じように貴重な情報を整理していた！
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みんなの衆知が一つになってもっといろんなアイディアが出てきた
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まとまった会議になってとても良かった！
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え？会議したの？
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結局会議は行われる
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こんなことを繰り返し精度の高い会議が続いた
信じるかどうかは、あなた次第！
📖 効率化事例に学ぶ
興味深いことに、インバウンド業界では既に会議効率化の動きが進んでいます。
2025年には訪日外国人数が4020万人に達すると予測される中、業界全体で効率的なコミュニケーション手法が求められています。
セラテックジャパン株式会社では、会議資料をグループウェアで事前確認し、1時間の会議を30分に短縮することに成功。
株式会社インフォテクノ朝日では「505ミーティング」という独自ルールを設定し、定刻5分前集合・5分前終了で会議の効率化を図っています。
株式会社日本ピーエスでは「会議費用の見える化」で原価意識を高める取り組みを行っています。
💡 結論：意味のある会議は必要
結局のところ、意味のある会議は必要ですね！
ただし、その「意味」を明確にし、参加者を絞り込み、時間を管理することが重要です。
インバウンド業界の急成長を支えるためにも、私たちは効率的な会議文化を築いていく必要があるのかもしれません。
明日からは、もう少し会議の質を意識してみようと思います！
株式会社インジェスター 李英門
